SNA-026 compliance

Inschrijving bij de Kamer van Koophandel

Bewaar een recent KvK-uittreksel van de freelancer en, indien van toepassing, vergelijkbare buitenlandse registratiegegevens.

Identiteitsverificatie

Controleer de identiteit van de freelancer aan de hand van een geldig en authentiek identiteitsbewijs en leg de vereiste identificatiegegevens vast.

Recht op arbeid in Nederland

Leg voor freelancers van buiten de EU, de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland de vereiste gegevens over identiteit, nationaliteit en recht op arbeid vast.

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)

Controleer, indien de opdrachtgever dit vereist, dat de freelancer bij aanvang van de opdracht beschikt over een geldige en passende VOG.

Btw-identificatie

Zorg dat de freelancer kan worden geïdentificeerd aan de hand van een geldig btw-identificatienummer.

Melding gedetacheerde werknemers

Zorg er, indien van toepassing, voor dat freelancers gevestigd in de EER of Zwitserland de vereiste melding van gedetacheerde werknemers hebben gedaan.

Informatie over rechten en risico’s

Informeer de opdrachtgever en de freelancer over relevante wetgeving, rechten, verplichtingen en risico’s van werken als zelfstandig professional.

Geschiktheid voor de opdracht

Beoordeel de geschiktheid van de freelancer voor de opdracht op basis van de eisen en wensen van de opdrachtgever.

Verificatie van documenten en certificaten

Zorg voor een proces om de echtheid van documenten en certificaten te controleren indien de opdrachtgever dit vereist.

Toegang van de opdrachtgever tot het freelancerdossier

Geef de opdrachtgever via een vastgelegd proces toegang tot relevante en onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) toegestane informatie uit het freelancerdossier.

Schriftelijke overeenkomsten

Zorg dat de toepasselijke overeenkomsten tussen partijen schriftelijk worden vastgelegd en de verantwoordelijkheden duidelijk omschrijven.

Goedgekeurde modelovereenkomsten

Gebruik waar vereist modelovereenkomsten die door de Belastingdienst zijn goedgekeurd.

Diensten en tarieven

Leg de overeengekomen diensten en bijbehorende tarieven vast in de toepasselijke overeenkomst.

Gereedschap en materialen

Leg eventuele overeengekomen kosten voor gereedschap, materialen of vergelijkbare zaken vast in de overeenkomst.

Aansluiting bij het freelancerprofiel

Zorg dat de opdracht aansluit bij de werkzaamheden waarvoor de freelancer zich als zelfstandig professional presenteert.

Modelovereenkomst voor de opdracht

Gebruik een goedgekeurde modelovereenkomst wanneer de overeenkomst tussen opdrachtgever en freelancer wordt gefaciliteerd.

Duidelijk begin en einde van de opdracht

Omschrijf het begin en het einde van de opdracht duidelijk en concreet.

Wijzigingen in modelovereenkomsten

Maak toegestane afwijkingen van goedgekeurde modelovereenkomsten duidelijk herkenbaar en bescherm daarbij fiscaal relevante bepalingen.

Facturatie namens de freelancer

Zorg dat facturen voldoen aan de toepasselijke fiscale eisen en de freelancer duidelijk vermelden als factuurafzender.

Betalingen via de intermediair

Volg bij betalingen via de intermediair de overeengekomen betalingsvoorwaarden en leg de relevante contractuele verantwoordelijkheden vast.

KvK-uittreksel

Bewaar het KvK-uittreksel van de freelancer in het freelancerdossier.

Uittreksel uit buitenlands handelsregister

Bewaar voor freelancers die in het buitenland zijn gevestigd een gelijkwaardig registratiedocument uit hun land van vestiging.

Bewijs van geldig btw-nummer

Bewaar bewijs dat het btw-identificatienummer van de freelancer geldig is.

Ondernemersbeoordeling

Bewaar een digitaal ondertekende ondernemersbeoordeling in het freelancerdossier.

Bewijs van identiteit en recht op arbeid

Bewaar de relevante gegevens en documenten die de identiteit en het recht op arbeid in Nederland bevestigen.

Documentatie gedetacheerde werknemers

Bewaar, indien van toepassing, de vereiste melding van gedetacheerde werknemers voor freelancers die in het buitenland zijn gevestigd.

Overeenkomsten en afspraken

Bewaar de toepasselijke overeenkomsten en afspraken in het freelancerdossier.

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)

Bewaar, indien van toepassing, een geldige VOG.

Aansprakelijkheidsverzekering

Bewaar bewijs van een bedrijfs- of beroepsaansprakelijkheidsverzekering, indien beschikbaar en gevraagd door de opdrachtgever.

Modelovereenkomst met de opdrachtgever

Bewaar, wanneer contractbeheer wordt gefaciliteerd, de toepasselijke overeenkomst tussen de freelancer en de opdrachtgever.

Zesmaandenregel

Zorg dat de freelancer niet wordt geplaatst op een opdracht die hij of zij in de voorgaande zes maanden als werknemer voor dezelfde opdrachtgever heeft uitgevoerd.

Kwalificaties en expertise

Bewaar de relevante kwalificaties, ervaring en expertise van de freelancer indien de opdrachtgever hierom vraagt.

Beoordeling van vervangers

Zorg voor een proces om de geschiktheid te beoordelen van een vervanger die door een freelancer wordt voorgesteld voor een opdracht in de zorg.

Freelancerdossier in de zorg

Bewaar de vereiste registraties, kwalificaties, certificaten, VOG, indien van toepassing de AGB-registratie, en bewijs van de vereiste klachtenprocedure.